• Home
• Serbaserbi
• Manfaat Procurement Management Untuk Industri F&B

Rabu, 28 Juni 2023 16:51:00

Manfaat Procurement Management Untuk Industri F&B

DEWASA ini, procurement management sudah diterapkan oleh banyak perusahaan sebagai strategi perkembangan bisnis. Manajemen ini memungkinkan perusahaan bertindak lebih strategis dalam mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan.

Tak terkecuali dalam industri F&B, procurement management akan diperlukan sebagai cara mengotomatisasikan proses pengadaan barang yang bisa memenuhi kebutuhan mereka dalam jumlah, lokasi, waktu, dan biaya yang dikeluarkan seminimal mungkin.

Nah, dalam artikel ini, kami akan membahas tentang manfaat dari procurement management untuk industri F&B. Jadi, simak artikelnya hingga selesai!

Mengapa Procurement Management Penting untuk Industri F&B?

Pada dasarnya, perusahaan akan mengalami kesulitan saat menjalankan operasional bisnis secara efektif dan efisien jika tidak mengimplementasikan procurement. Misal, meningkatkan kualitas barang, mengoptimalkan sumber daya, hingga mematuhi standar etika bisnis, akan memerlukan manajemen procurement.

Begitupun dengan industri F&B, tentunya memerlukan manajemen satu ini dalam melakukan pengadaan barang untuk memenuhi kebutuhannya.

Industri F&B merupakan perusahaan-perusahaan yang bersangkutan dengan pemrosesan bahan-bahan makanan, pengemasan, cara pendistribusian, dan penyajiannya hingga sampai ke pelanggan.

Intinya, yang termasuk dalam industri ini adalah mereka yang menjadikan makanan atau minuman sebagai objek bisnisnya, termasuk F&B service. Misal, kafe, kedai makanan cepat saji, restoran, bisnis katering, dan lain-lain.

Untuk itulah procurement management penting diterapkan dalam industri F&B, sebagai suatu prosedur yang berhubungan dengan upaya perusahaan mendapatkan suplai untuk kepentingan operasionalnya. Sebab tidak semua bisnis bisa menghasilkan suplai, bahan baku, atau layanan yang digunakan dalam supply chain-nya.

Selain itu, ada beberapa hal lain yang membuat management procurement ini penting untuk F&B maupun industri lain, dan software procurement dapat membantu meningkatkan efisiensinya. Berikut beberapa manfaatnya.

1. Mampu Mengontrol Biaya Operasional

Procurement management saat ini sudah menggunakan teknologi canggih seperti software yang bisa membuat sistem terpusat untuk proses manajemen pengadaan. Mulai dari tingkat biaya, inventaris, juga pola penggunaan, akan memungkinkan bisnis membuat keputusan pembelian yang lebih tepat.

Proses ini bisa membantu industri F&B memahami pola pengeluaran dan mengidentifikasi pengeluaran yang memang tidak diperlukan.

Bahkan sistem ini juga mampu melacak harga dan memantau tren pasar,  serta memberi tahu bisnis mengenai setiap perubahan yang dapat berpengaruh pada keuntungan bisnis.

Manajemen procurement juga dapat mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan, dengan memberikan laporan yang jelas mengenai tingkat inventaris, pola penggunaan, serta data penjualan yang bisa digunakan untuk menyesuaikan tingkat pemesanan dan persediaan.

Dengan hal itu dapat dipastikan bahwa bisnis selalu memiliki persediaan produk yang dibutuhkan sekaligus dapat mengurangi risiko pembusukan dan menghindari kelebihan persediaan.

2. Mengurangi Risiko Human Error

Dengan mengelola proses procurement sebaik mungkin, akan mengurangi human error dan dapat dipastikan bahwa semua data pembelian akurat dan terkini.

Dalam proses pengadaan manual, human error adalah masalah yang umum. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan, seperti harga atau pencatatan jumlah yang salah, hingga pesanan dikirim ke pemasok yang salah.

Berbagai kesalahan tersebut dapat diminimalkan bahkan dihilangkan menggunakan sistem procurement. Sistem ini mampu memvalidasi data secara otomatis, misalnya detail supplier, nomor pesanan pembelian, hingga informasi harga.

3. Memberikan Update Secara Real-Time

Procurement management dengan sistem yang bisa memvalidasi data secara otomatis ini dapat memberikan update secara real time tentang inventaris, dan memastikan bahwa bisnis memiliki data yang akurat.

Bukan itu saja, risiko yang dapat disebabkan oleh pengawasan atau miskomunikasi bisa diminimalisir dengan baik.

Jadi, dengan mengotomatisasikan proses pengadaan, industri F&B bisa memastikan jika seluruh data pembelian benar-benar akurat dan terkini. Sehingga dapat menghindari kesalahan biaya serta meningkatkan efisiensi proses pengadaan.

Elemen-elemen dalam Procurement Management

Dalam proses procurement management, ada beberapa unsur yang harus dilalui. Berikut penjelasannya.

1. Proses Perencanaan

Pertama ada perencanaan, ini sama artinya dengan komunikasi antara anggota tim mengenai status procurement barang atau jasa yang dapat dilakukan kapanpun.

2. Memilih Supplier

Selanjutnya yakni pemilihan supplier atau vendor. Dalam pemilihannya, perusahaan harus memperhatikan keamanan, kualitas, hingga biaya yang dikeluarkan.

Sehingga perusahaan akan mendapatkan supplier yang tepat untuk kebutuhan perusahaannya.

3. Negosiasi

Negosiasi kontrak adalah elemen selanjutnya untuk melakukan pengiriman proposal bisnis kepada supplier. Tahap ini bisa memberikan pengetahuan kepada perusahaan tentang cara supplier menjalankan bisnisnya.

Hal ini juga dapat membantu perusahaan menentukan apakah supplier tersebut dapat diandalkan atau tidak.

4. Permintaan

Elemen selanjutnya, tim pengadaan akan mengirimkan permintaan pembelian untuk pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli perusahaan, lalu mengisi formulir permintaan dana dari supplier untuk melakukan pembelian.

5. Proses Pengiriman Barang/ Jasa

Dalam tahap ini perusahaan harus tetap memastikan bahwa barang atau jasa yang sebelumnya sudah dibeli, diterima dengan baik. Karena dalam proses procurement management, ini merupakan elemen yang penting.

6. Manajemen Invoice

Terakhir menyelesaikannya dengan transaksi. Perusahaan akan membayar supplier yang sebelumnya sudah disepakati dan melakukan pengelolaan invoice.

Hal itu bertujuan untuk mengetahui kesesuaian pemesanan barang dengan harga yang sudah ditentukan.

Fitur Penting dalam Procurement Management

Perusahaan tentu membutuhkan sebuah sistem yang bisa membantu meningkatkan proses procurement, apalagi di dunia bisnis yang semakin kompleks dan dinamis seperti sekarang.

Fitur-fitur yang lengkap dalam software procurement membuat perusahaan dapat memanfaatkan informasi penting saat membuat keputusan untuk bisnisnya. Mengutip dari RedERP, ada beberapa fitur penting yang harus ada dalam sebuah software procurement management, yaitu sebagai berikut.

Fitur-fitur yang terdapat dalam software ini di antaranya:

1. Fitur Purchase Order

Dengan fitur ini, management procurement dapat dilakukan dengan mudah, setelah mengirimkan penawaran ke pihak supplier.

2. Fitur RFQ

Request for Quotation dapat melakukan pengajuan quotation kepada supplier untuk kepentingan produksinya.

3. Fitur Automatic Procurement

Fitur yang satu ini mampu menjalankan request pembelian secara otomatis kepada supplier yang bersangkutan. Misal ketika stok barang sudah habis.

4. Fitur Manajemen Faktur

Dalam fitur ini, e procurement dapat menyimpan segala bukti transaksi pembelian.

5. Fitur Tanda Terima

Setelah barang yang dipesan dari supplier sudah diterima, e procurement dapat menyimpan segala bukti transaksi.

6. Fitur Laporan dan Analisa

Dengan fitur ini, perusahaan dapat menyusun laporan procurement serta pembelian untuk analisis bisnis yang lebih optimal.

Kesimpulan

Dalam sebuah bisnis, tak terkecuali industri F&B, sistem procurement management sangat diperlukan untuk melakukan pengadaan barang yang memenuhi keperluannya dalam hal jumlah, kualitas, lokasi, waktu, hingga harga yang dikeluarkan seminimal mungkin.

Sistem ini mampu mengoperasionalkannya dengan cepat dan akurat. Apalagi dengan berbagai fitur yang tersedia dalam softwarenya, akan sangat memudahkan Anda dalam mengelola berbagai aktivitas operasional secara efisien untuk industri F&B yang sedang dijalankan. (*)